Income Inveo

Jak działa system
Każdy przedmiot znakowany jest etykietą z kodem kreskowym. Etykiety te są odporne na ścieranie, mycie, płowienie i ulegają zniszczeniu przy próbie odklejenia.

Program działający na komputerze PC pozwala zarządzać informacjami o zasobach, np. danymi o lokalizacji czy osobie odpowiedzialnej za dane narzędzie. Inwentaryzacja dokonywana jest przez odczytanie etykiet za pomocą małych terminali z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych. Przy użyciu terminala można także błyskawicznie identyfikować środki oraz aktualizować informacje, np. podczas przeprowadzki lub przekazania nowemu użytkownikowi.

Ochrona majątku firmy
Inwentaryzacja oraz zarządzanie zasobami fizycznymi wiąże się z problemem prawidłowej identyfikacji każdego przedmiotu. Bardzo często stan fizyczny nie odpowiada informacjom zapisanym w bazie środków trwałych firmy a podczas inwentaryzacji występują problemy z identyfikacją. Oznakowanie każdego przedmiotu etykietą z kodem kreskowym i zastosowanie przenośnych czytników całkowicie rozwiązuje powyższe problemy. Etykiety odporne są na ścieranie i próby odklejenia, ale przede wszystkim dają możliwość natychmiastowej i bezbłędnej identyfikacji przedmiotów. Etykiety uniemożliwiają także niekontrolowaną, czasem nieuczciwą zamianę oznaczeń - odklejenie etykiety jest bardzo trudne i powoduje jej zniszczenie. Czytnik kodów to przenośny komputer z wbudowanym skanerem kodów kreskowych. Dzięki temu, że czytnik zawiera bazę środków trwałych, w każdej chwili możemy sprawdzić dane środka skanując kod kreskowy na etykiecie. Dane te można także zmodyfikować. Nie jest możliwe w trakcie inwentaryzacji spisanie środka bez jego fizycznego zlokalizowania i zeskanowania etykiety. A gdy Kowalski zmienia pokój wystarczy zeskanować czytnikiem kody wszystkich środków trwałych którymi się opiekuje i zmienić ich lokalizację. Aby obniżyć koszty zakupu systemu, istnieje możliwość wypożyczania czytnika gdy jest potrzebny.

Szybka i bezbłędna inwentaryzacja
W wielu firmach posiadających dużą liczbę środków trwałych wiele dni zajmuje dokonanie inwentaryzacji i czasem jeszcze więcej uzgodnienie stanu faktycznego z księgowym. Inwentaryzacja za pomocą czytnika jest bezbłędna i błyskawiczna. Pełne raporty gotowe są zaraz po zakończeniu spisu.

Nie jest możliwe w trakcie inwentaryzacji spisanie środka bez jego fizycznego zlokalizowania i zeskanowania etykiety. A gdy pracownik zmienia pokój wystarczy zeskanować czytnikiem kody wszystkich środków trwałych którymi się opiekuje i zmienić ich lokalizację.

Chcąc obniżyć koszt zakupu systemu, istnieje możliwość wypożyczania czytnika wraz z drukarką gdy są potrzebne.

 

• Protokoły poinwentaryzacyjne - bez czasochłonnych porównań, bez szukania pomyłek przy wpisywaniu danych - zaraz po odczytaniu etykiet otrzymujemy wyczerpujące raporty wskazujące wszelkie różnice, brakujące i nadmiarowe środki itp.
• Kartoteka środków - pozwala uzyskać listę wszystkich środków, lub tylko dla wybranej lokalizacji, czy grupy (np. tylko sprzęt komputerowy, książki czy samochody),
• Stan dla pojedynczego pracownika - szybko uzyskamy informację, czym dysponuje odchodzący z pracy Kowalski
• Stan dla pojedynczej lokalizacji - łatwo sprawdzić, co powinno się znajdować w hali C
• Historia środka trwałego - dzięki odpowiedniemu raportowi można dokładnie prześledzić wszelkie zmiany

Integracja czyli księgowość i administracja w pełnej zgodzie
icInveo.Std może wymieniać informacje z aplikacjami finansowo-księgowymi poprzez raporty oraz eksport/import danych. Dzięki temu listy środków nie trzeba wprowadzać od nowa a comiesięczne raporty amortyzacji pozwolą szybko zaksięgować odpowiednie kwoty na właściwych kontach.

Architektura systemu
System icInveo.Std składa się z programu głównego, działającego w systemie Windows oraz części terminalowej działającej na komputerach przenośnych z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych. W systemie mogą być użyte terminale np. firmy Symbol(obecnie Motorola). Aby rozpocząć pracę z programem należy dokonać wprowadzenia informacji o wszelkich zasobach firmy. Aby ułatwić ten proces można skorzystać z modułu importu danych i wczytać listę środków np. z programu księgowego firmy. Następnie dla każdego środka drukowana jest etykieta - są to odporne na zmywanie i trudne do usunięcia etykiety dostosowane do wszelkich warunków użytkowania. Po oklejeniu wszystkich istotnych z punktu widzenia zarządzania firmą przedmiotów, bardzo łatwo dokonuje się wszelkich inwentaryzacji, spisów z natury itp.